Solution de Conac
L'introduction des nouvelles directives de gouvernement d'entreprise en 2007 a sans aucun doute conduit à la professionnalisation des fonds de pension. Cependant les budgets et le temps investis pour les mettre en œuvre et les pérenniser sont souvent disproportionnés par rapport aux actifs des fonds de pension les plus petits et pèsent parfois sur les résultats financiers ou exigent trop de temps de gestion pour les entreprises participantes.
Conac a développé une solution pour ces fonds de pension, sous forme d’un fonds multi-employeurs qui se nomme « Pension & CO IRP », créé fin 2010. Pension & Co offre les avantages d’un fonds de pension (flexibilité, transparence, propre gestion d’investissement, attribution complète du return), et limite les tâches de contrôles et les budgets afférents.
Cette structure offre également une solution à d'autres organisations qui souscrivent aux avantages d'un fonds de pension, mais pour lesquelles la création d’une propre structure juridique autonome n'est pas souhaitable.
Récemment, l'introduction de l'IORP II (la nouvelle directive européenne sur les IRP) a à la fois renforcé la gouvernance et élargi les fonctions de contrôle. La décision d’adhérer à Pension & Co au lieu de maintenir sa propre IRP est influencée de manière positive par IORP II.
Structure et organisation
Le fonds multi-employeurs a été constitué en tant que fonds de pension autonome sous la forme juridique de l'OFP et sous le contrôle de la FSMA L. Dans cette structure, différents patrimoines distincts peuvent être créés. Une entreprise participante peut s’affilier à un patrimoine distinct, et de ce fait élaborer un règlement de pension et une politique d’investissement individuels.
Les patrimoines des différentes entreprises participantes sont strictement séparés selon les statuts. Cela signifie qu’il n’y a aucune solidarité entre les participants et que l’attribution du patrimoine vers le propre plan est totale, même si un patrimoine distinct est en déficit.
OFP Multi-employeurs par rapport à un OFP indépendant
Quels sont les avantages de passer d’un fonds de pension autonome vers un patrimoine distinct dans le fonds multi-employeurs Pension & Co IRP ?
- Gain de temps : pas de perte de temps dans la préparation de Conseils d’Administration, l’élaboration et le suivi des principes de gouvernance, organisation statutaire, etc.
- Financier : répartition des frais de gestion et des coûts généraux relatifs aux fonctions de contrôle et aux principes de gouvernance.
- Maintien de la flexibilité : le règlement de pension, le plan de financement et la politique de placement ainsi que le choix du réassureur peuvent être personnalisés pour chaque entreprise d’affiliation.
- Transparence : Pour chaque patrimoine distinct, il y aura une comptabilité individuelle et un rapport totalement transparent. Le rapport consolidé e l’assemblée générale reprend rapport global des entreprises participantes qui y sont représentées.
La structure juridique
La structure juridique est composée comme suit :
Une Assemblée Générale où toutes les entreprises participantes sont représentées.
Un Conseil d’Administration, comprenant des personnes qui sont directement ou indirectement liées à Conac. Soit en tant qu’associé, soit en tant que participant, soit en tant que spécialiste, mais tous avec une expérience professionnelle pertinente. Un administrateur indépendant a été nommé début 2019 et un autre administrateur (extérieur à Conac) sera nommé au cours du second semestre 2019
Deux organes opérationnels, au niveau de chaque patrimoine distinct, chargés des aspects spécifiques à chaque entreprise participante sont optionnels.
Si nécessaire, une représentation paritaire peut être envisagée sous forme d’un Comité Social, pour chaque patrimoine distinct. Les aspects en rapport avec le règlement et/ou le rapport de transparence peuvent être traités ici
L’organisation des fonctions de contrôle :
Commissaire Agréé
Auditeur interne
Compliance Officer
Gestionnaire de risque
L’organisation des fonctions de contrôle se fera de manière centrale, ce qui répartit les frais généraux. Dans le cas où il y a des contrôles spécifiques à certains plans, les frais seront imputés directement sur les patrimoines de ces plans.
Pour les fonctions susmentionnées, PwC (commissaire agréé), BDO (auditeur interne) et Lydian (compliance officer) ont été désignés. La fonction de gestionnaire des risques sera assurée par le conseil d'administration avec collaboration d’AG Insurance et CMS.
La fonction de DPO (RGPD) est assurée par un directeur de Conac, avec le soutien d’un DPO de AG Insurance. Le responsable DPO assurera également la fonction de consultant en matière de sécurité en ce qui concerne les normes minimales de sécurité publiées sur le site de la Banque Carrefour de la sécurité sociale.
Une certification ISAE 3402 étendue (type II) est d’application. Le fournisseur de cette certification est EY.
L’affiliation à Pension & Co IRP
Pension & Co IRP met à votre disposition différents documents:
Des documents généraux, déjà approuvés et ratifiés par les nouvelles entreprises participantes, tels que les statuts et la convention de gestion, des exemples de documents qui règlent les aspects spécifiques du patrimoine distinct et des plan d’actions.
L’affiliation à Pension & Co IRP
Les documents généraux
En plus des statuts, les documents généraux tels que la Convention de Gestion, le Plan de Financement et la Déclaration Concernant les Principes d’Investissements seront rédigés. Toutefois, un addendum est ajouté par patrimoine distinct, uniquement à disposition de l’entreprise ou du plan de pension en question. De ce fait, la discrétion des engagements spécifiques des entreprises est garantie.
Principes de gouvernance
Les principes généraux de gouvernance, tels que la politique de continuité, la communication interne et externe, la politique de sous-traitance, les chartes d'audit interne et de conformité, étaient presqu’ entièrement organisés au niveau central. Des points bien spécifiques liés au plan, tels que la signature ou l'autorisation de paiement, sont réglés au niveau de chaque plan.
Sous-traitance
Nous visons une sous-traitance complète.
Pour la sous-traitance des services actuariels, la comptabilité, l’administration des pensions, la gestion de gouvernance et statutaire, Conac et Conaccount seront en principe désignés comme fournisseur de services.
Pour la sous-traitance de garde et de gestion financière du patrimoine, chaque entreprise participante peut faire son choix, en tenant compte de la politique de sous-traitance globale.
Réassurance
La réassurance de certaines couvertures, peut, à la demande du client, être attribuée individuellement par patrimoine distinct, à un réassureur désigné par le client.
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